Dans le domaine de la gestion de projet, la clarté joue un rôle crucial.
Elle est essentielle pour définir les attentes, établir des objectifs clairs, et s’assurer que chaque membre de l’équipe comprend sa responsabilité.
Cependant, atteindre cette clarté n’est pas toujours simple, surtout dans des projets complexes avec de multiples parties prenantes.
Les Dangers des Termes Vagues
L’utilisation de termes vagues tels que « asap », « bientôt », et « prochainement » peut être source de confusion.
Ces expressions, malgré leur usage fréquent, peuvent mener à des interprétations variées et à des retards inutiles.
Adopter une Communication Structurée
Pour contrebalancer ces défis, il est recommandé de structurer la communication autour de trois axes fondamentaux : Quoi, Qui, Quand.
- Quoi : Définir de manière explicite les tâches et les objectifs.
- Qui : Attribuer clairement les responsabilités.
- Quand : Fixer des échéances précises, évitant ainsi l’ambiguïté.
Cette méthode permet de réduire les malentendus et de renforcer la responsabilité collective.
Gérer les Complexités et les Incertitudes
Dans la réalité des projets, surtout ceux impliquant plusieurs acteurs, il est souvent difficile de s’aligner parfaitement à chaque étape.
Parfois, définir un objectif préliminaire, même si ce dernier doit être affiné par la suite, est nécessaire.
De même, s’engager sur une date pour finaliser une planification peut être une étape cruciale, même si cette date doit être ajustée ultérieurement.
Maximiser l’Efficacité et Minimiser les Coûts
Dans des contextes où les consultants sont rémunérés au TJM, la clarté devient encore plus importante.
Les retards dus à des malentendus peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
En revanche, une communication claire et adaptative, bien qu’elle puisse paraître moins directe, est souvent la clé pour naviguer avec succès dans la complexité et atteindre l’efficacité maximale.
L’approche idéale combine donc clarté et flexibilité, reconnaissant que chaque phase du projet peut nécessiter une stratégie différente.
Cette combinaison est essentielle pour guider efficacement les projets vers leur aboutissement.